Datenschutzinformation
Visa Handling Services GmbH
Visa Handling Services GmbH (nachfolgend kurz „VHS“ genannt) ist der Schutz Ihrer
persönlichen Daten ein besonderes Anliegen. VHS ist in diesem Rahmen äußerst bemüht einen
bestmöglichen Schutz im Hinblick auf die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung personenbezogener
Daten, welche im Rahmen der Umsetzung der erteilten Aufträge erforderlich ist, zu
gewährleisten. VHS verarbeitet die Daten von Antragstellern daher ausschließlich auf
Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). Im Rahmen der nachstehenden
Datenschutzinformation informiert Sie VHS über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung
im Rahmen der gegenständlichen Website.
Die für die Visumsbeantragung erforderlichen personenbezogenen Daten der AntragstellerInnen
werden von VHS mittels nicht automatisierter Vorgänge schriftlich erhoben. Nach erfolgter
Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit werden diese Daten in ebenfalls nicht
automatisierter Form an die im entsprechenden Land zuständige behördliche Stelle zur
weiteren Bearbeitung und Entscheidung übermittelt.
Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch VHS erfolgt ausschließlich im Rahmen der
Erfüllung der vertraglichen Pflichten gegenüber den AntragstellerInnen. Art und Umfang der
Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung der entsprechenden Daten richtet sich dabei nach
den Anforderungen der zuständigen Visastelle. Auf die diesbezüglichen Anforderungen durch
die Visastelle des jeweiligen Landes hat VHS keinen Einfluss wird Sie aber
selbstverständlich vorab soweit möglich informieren.
VHS erhebt, verarbeitet, übermittelt oder speichert für eigene Geschäftszwecke sohin für
Geschäftszwecke, die nicht in der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (Erlangung
eines Visums) oder der Abrechnung vertraglicher Leistungen gegenüber den AntragstellerInnen
bestehen keine personenbezogenen Daten von AntragstellerInnen.
Es werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
Name; Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, Website); Geburtsdatum;
Staatsangehörigkeit; Geschlecht; Familienstand; Passnummer, Passausstellungsdatum,
Passablaufdatum; Kategorie und Art des zu beantragenden Visums; Anzahl der Visumseinträge;
Ankunft- und Abfahrtsdatum; Zweck der Reise; Reiseroute; sämtliche Daten bezüglich einer
allfälligen Aufnahmeorganisation (Name und Kontaktdaten, wie Telefon, E-Mail, Fax, Website),
aktueller bzw letzter Arbeitsplatz; Informationen über die Daten von vorherigen Reisen
(sofern dies für ein Visum benötigt wird); Daten einer Auslandskrankenversi-cherung;
Aufenthaltserlaubnis und Meldezettel in Österreich (bei Bürgern aus Nicht-EU/EWR-Staaten);
unter Umständen bei langen Arbeits- oder Studienvisa eine Gesundheitsbescheinigung bezüglich
des Nichtvorliegens einer HIV-Erkrankung; unter Umständen zur Befreiung von konsularischen
Gebühren ein Behindertenstatus.
Personenbezogene Daten werden folgenden Personen bzw. Behörden offengelegt:
- Russland: offizielles Visazentrum der russischen Botschaft;
- Indien: offizielles Visazentrum der indischen Botschaft;
- Konsulat/Konsularabteilung von China, Weißrussland, Mongolei, Iran, Vietnam, Usbekistan,
Kenia, Sudan, Ghana. Aserbaidschan;
Büromitarbeiter und Dienstleiter der VHS; involvierte Banken für die Durchführung von
Lastschriften; Steuerberatungskanzlei für die Erstellung des Jahresabschlusses; zu
Eintreibungszwecken Inkassobüro, Rechtsanwaltskanzlei und Gerichte im Falle fruchtloser
Einmahnung offener Forderungen; Bundesministerium für Finanzen (BMF) beispielsweise im Falle
einer Außenprüfung.
Grundsätzlich erfolgen Offenlegungen durch VHS nicht an Dritte. In den vorangehend genannten
Fällen ist eine Offenlegung durch VHS aber erforderlich.
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht länger aufbewahrt als dies für die
jeweiligen Vertragserfüllungszwecke erforderlich ist. Daten werden sohin grundsätzlich nach
Übermittlung an die zuständige Visumstelle (in der Regel nicht mehr als 14 Tage) gelöscht.
Gründe für eine längere Aufbewahrung spezieller personenbezogener Daten sind
abgabenrechtliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre nach Ende des
Kalenderjahres) und zu Beweiszwecken im Streitfalle.
Sofern die Aufbewahrung nur auf einer Einwilligung beruht, kann die jederzeitige Löschung
durch die AuftraggeberInnen verlangt werden.
Information zu Ihren Rechten
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung,
Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an VHS. Sollten Sie der
Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder
Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt worden sind, können Sie sich bei der
Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständige Behörde in Österreich ist die
Datenschutzbehörde.
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten zu einem bestimmen Zweck eingewilligt haben (zum Beispiel da es sich um sensible Daten wie gesundheitsbezogene Daten handelt) so kann die auf der Einwilligung basierende Verarbeitung jederzeit von Ihnen widerrufen werden bei der Visa Handling Services GmbH, Daten- schutzbeauftragter Herr Mag. Andrey Khutorskiy (E-mail: andrey.khutorsky@vhs-austria.com, Tel: + 43 141 20 04 7) widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Ver- arbeitung nicht berührt.